Ustawa z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach (Dz. U. z 2018 r. poz. 1491 ze zm.) w art. 12
ust. 2 nakłada na fundacje obowiązek corocznego składania ministrowi właściwemu sprawozdania ze swojej działalności. Z kolei zakres informacji zawartych w sprawozdaniu reguluje rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 8 maja 2001 r. w sprawie ramowego zakresu sprawozdania z działalności fundacji (Dz. U. z 2020 r. poz. 36).
Sprawozdanie z działalności fundacji składa się ministrowi właściwemu wpisanemu w dziale
I rubryce 8 postanowienia o wpisie fundacji do KRS.
Zgodnie z § 1 rozporządzenia, sprawozdanie z działalności fundacji sporządza się w formie pisemnej. Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli w formie papierowej lub opatrzenie takiego oświadczenia złożonego w postaci elektronicznej bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
Tak, sprawozdania należy składać nawet wtedy, gdy nie jest prowadzona żadna działalność statutowa ani gospodarcza, za wszystkie lata od daty wpisu do KRS do daty wykreślenia z KRS.
Należy składać sprawozdanie merytoryczne - zgodne z wymogami § 2 i § 3 ww. rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości.
Nie należy składać sprawozdania finansowego, ani zamiast sprawozdania merytorycznego, ani jako sprawozdania dodatkowego.
Zgodnie z przepisem § 5 ww. rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości sprawozdanie obejmuje okres roku kalendarzowego - nigdy zaś okres roku obrotowego, nawet w początkowym okresie działalności. Sprawozdanie składa się odrębnie za każdy rok kalendarzowy.
W § 5 ww. rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości odkreślono, że sprawozdanie składa się każdego roku z działalności za rok ubiegły. Zatem sprawozdania należy składać za dany rok kalendarzowy, np. za 2019, najpóźniej do końca następnego roku kalendarzowego - 2020.
Zgodnie z art. 12 ust. 2a ww. ustawy o fundacjach - fundacje posiadające status organizacji pożytku publicznego, które zamieściły na stronie internetowej Narodowego Instytutu Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego w Biuletynie Informacji Publicznej sprawozdanie merytoryczne z działalności oraz sprawozdanie finansowe zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. z 2019 r. poz. 688 ze zm.) - zwolnione są z obowiązku składania ministrowi właściwemu corocznego sprawozdania z działalności fundacji spełniającego wymogi ww. rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w formie pisemnej.
Sprawozdania te powinny być podpisane zgodnie z wymogiem § 4 ww. rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości przez co najmniej dwóch członków zarządu, o ile statut fundacji nie stanowi inaczej - wówczas powinny być podpisane tak jak stanowi statut fundacji dla składania oświadczeń woli lub reprezentacji.