Ustawa z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach (Dz. U. z 2023 r. poz. 166) w art. 12 ust. 2 nakłada na fundacje obowiązek corocznego składania ministrowi właściwemu sprawozdania ze swojej działalności. Z kolei zakres informacji zawartych w sprawozdaniu reguluje rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 grudnia 2022 r. w sprawie jednolitego wzoru formularza sprawozdania z działalności fundacji (Dz. U. z 2022, poz. 2791).
Sprawozdanie z działalności fundacji składa się ministrowi właściwemu wpisanemu w dziale
I rubryce 8 postanowienia o wpisie fundacji do KRS.
Sprawozdanie z działalności fundacji sporządza się elektronicznie, na formularzu udostępnionym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego Ministra Sprawiedliwości oraz podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym – zgodnie z zasadami reprezentacji określonymi w statucie fundacji.
Tak, sprawozdania należy składać nawet wtedy, gdy nie jest prowadzona żadna działalność statutowa ani gospodarcza, za wszystkie lata od daty wpisu do KRS do daty wykreślenia z KRS.
Należy składać wyłącznie sprawozdanie merytoryczne z działalności fundacji.
Nie należy składać sprawozdania finansowego, ani zamiast sprawozdania merytorycznego, ani jako sprawozdania dodatkowego.
Sprawozdanie obejmuje okres roku kalendarzowego - nigdy zaś okres roku obrotowego, nawet w początkowym okresie działalności. Sprawozdanie składa się odrębnie za każdy rok kalendarzowy.
Sprawozdanie składa się każdego roku z działalności za rok ubiegły. Zatem sprawozdania należy składać za dany rok kalendarzowy, np. za 2019, najpóźniej do końca następnego roku kalendarzowego - 2020.
Zgodnie z art. 12 ust. 2a ww. ustawy o fundacjach - fundacje posiadające status organizacji pożytku publicznego, które zamieściły na stronie internetowej Narodowego Instytutu Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego w Biuletynie Informacji Publicznej sprawozdanie merytoryczne z działalności oraz sprawozdanie finansowe zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. z 2019 r. poz. 688 ze zm.) - zwolnione są z obowiązku składania ministrowi właściwemu corocznego sprawozdania z działalności fundacji spełniającego wymogi ww. rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w formie pisemnej.
Sprawozdania powinny być podpisane zgodnie z zasadami reprezentacji określonymi w statucie fundacji.