FAQ - pytania i odpowiedzi - Komponent Wolontariatu Długoterminowego
W odniesieniu do kosztów noclegu i wyżywienia wolontariusza, jeśli mieszka na wsi u rodziny i nie ma możliwości otrzymania faktury/rachunku, czy taki koszt również można rozliczyć jak ryczałt? W niektórych wioskach nie ma podmiotów gospodarczych, świadczących usługi noclegowo-żywieniowe.
Koszt noclegu i wyżywienia może być rozliczony fakturą/rachunkiem lub poprzez ryczałt.
Czy operator i jego partner mogą przyjąć wolontariuszy do siebie? Wtedy oczywiście zdecydują o tym bez jakiejkolwiek procedury wyboru.
Operator i jego partner nie mogą delegować wolontariuszy do siebie. Celem projektu jest wyłonienie organizacji goszczących oraz oddelegowanych do nich wolontariuszy.
Jednocześnie w Zasadach przyznawania i rozliczania dotacji w ramach PO FIO w 2012 r. widnieje zapis: „W przypadku wybrania na Operatora podmiotu mającego terenowe oddziały posiadające odrębną osobowość prawną, nie wyklucza się delegowania maksymalnie połowy wolontariuszy do własnej jednostki terenowej."
W odniesieniu do wkładu własnego operatora, liczonego 10% od wartości projektu pomniejszonej o poz. III, czy ma to być wyłącznie wkład finansowy, czy tez niefinansowy?
Wkład własny operatora może być wniesiony w postaci środków finansowych lub niefinansowych.
W budżecie poz. III obejmuje koszty zw. z uczestnictwem wolontariuszy, w tym ich koszty u operatora, w tym ich szkolenie. Do przeprowadzenia szkolenia potrzebne są m.in. koszty trenerów, a te kwalifikują się w poz. I - koszty osobowe merytoryczne. Gdzie w związku z tym powinny się znaleźć koszty osobowe związane z obsługą wolontariuszy u Operatora, m. in. takie, jak: prowadzący szkolenia, koordynatorzy wolontariuszy i inne osoby zapewniające im wsparcie motywacyjne oraz "regularny kontakt" z operatorem i miedzy wolontariuszami , monitorujący i ewaluatorzy. Jeśli znajdą się w I, to automatyczne wyliczenie % w III zaburzy przejrzystość wymaganych 90% kosztów uczestnictwa.
W kat. III kosztorysu powinny znaleĽć się koszty związane z finansowaniem wolontariatu długoterminowego wolontariuszy w organizacjach goszczących oraz koszty związane z obsługą wolontariusza przez Operatora (m. in. koszty związane z przeprowadzeniem szkolenia i ewaluacji).
W kat. I kosztorysu powinny znaleĽć się osoby merytoryczne związane z wyłanianiem organizacji goszczących oraz wolontariuszy, a także osoby koordynujące, zapewniające wsparcie motywacyjne oraz zapewniające kontakt, między operatorem a innymi wolontariuszami.
Czy "koszty pobytu" wolontariusza muszą obowiązkowo dotyczyć wynajmu mieszkania? Czy może być to koszt dojazdu lub inne koszty związane z wolontariatem - wyżywienie, dodatkowe ubezpieczenie, itd.
Koszty pobytu to nie tylko mieszkanie. Wyżywienie i ubezpieczenie kwalifikuje się jako koszty pobytu.
Jak rozumieć 400 zł - koszt organizacji goszczącej? - Czy są to tzw. koszty obsługi wolontariatu - a więc - opłaty za biuro, korzystanie ze sprzętu, bilety komunikacji miejskiej dla wolontariusza, ubezpieczenie? Czy także częściowe koszty osób koordynujących lokalnie działania wolontariusza?
Koszt organizacji goszczącej są kosztami obsługi wolontariusza. Wszystkie wymienione w pytaniu propozycje kosztów mogą zostać uznane (o ile będą dobrze uzasadnione i racjonalne).
Jak rozumieć zwrot ze str. 21 "nie wyklucza się delegowania maksymalnie połowy wolontariuszy do własnej jednostki terenowej" - czy każdemu wolontariuszowi oddelegowanemu do organizacji goszczącej będzie odpowiadał jeden wolontariusz dla Operatora? Jak wygląda procedura delegowania wolontariusza do własnej jednostki terenowej?
Zwrot ten oznacza, że do własnej jednostki terenowej można delegować maksymalnie połowę wolontariuszy. Drugą połowę trzeba delegować poza własne jednostki terenowe (do innych organizacji).
Na każdego wolontariusza delegowanego do własnej jednostki terenowej powinien przypadać co najmniej 1 wolontariusz delegowany poza własne jednostki terenowe. Za opracowanie procedury delegowania wolontariusza odpowiada Operator.
Czy kwota 300 zł na wolontariusza u operatora to limit na dotację czy na kwotę projektu (dotacja + śr. własne)? Czy operator może zwiększać tę kwotę ze środków własnych?
Limit 300 zł na wolontariusza jest limitem na dotację. Nie ma przeciwwskazań, aby operator zwiększył tę kwotę ze środków własnych.
Koszt obsługi wolontariusza u operatora został ustalony w wysokości 300 zł (miesięcznie). Czy w przypadku projektu trwającego 12 miesięcy (1 miesiąc – działania integracyjne, 2-11 miesiąc – wolontariat, 12 miesiąc – ewaluacja) możliwe jest zakwalifikowanie kwoty 2600 zł, tzn. za każdy miesiąc trwania projektu?
Miesięczny limit kosztu obsługi wolontariusza u operatora przypada na każdy miesiąc trwania umowy operatora z wolontariuszem. Jeśli umowa będzie obowiązywała w I miesiącu projektu to koszt obsługi za ten miesiąc będzie kwalifikowany, jednak nie ma uzasadnienia, aby umowa obowiązywała po zakończeniu wolontariatu (w trakcie ewaluacji).
Pilotaż charakteryzuje się dużym ryzykiem dla Operatora. Czy Operator może liczyć na wsparcie Zleceniodawcy w przypadku wystąpienia nieprzewidywanych trudności, takich jak mniejsza ilość wolontariuszy, czy krótszy czas trwania projektów z powodu wycofania się organizacji goszczącej lub wolontariusza. Jakie konsekwencje budżetowe ponosi Operator w wyniku takich sytuacji?
Biorąc pod uwagę charakter pilotażowy Komponentu Wolontariatu Długoterminowego oraz odwołując się do doświadczeń z Komponentem Regionalnym Projektów Wsparcia Przedsiębiorczości Społecznej, Departament Pożytku Publicznego jest otwarty na konieczność doprecyzowywania określonych zasad realizacji zadania oraz w miarę potrzeb renegocjacji zapisów umowy podczas realizacji zadania.
Wszelkie doświadczenia, zarówno pozytywne jak i negatywne, związane z obsługą Komponentu Wolontariatu Długoterminowego w roli Operatorów, Organizacji Goszczących bądĽ jako uczestników wolontariatu długoterminowego, będą cenne i pomocne w formułowaniu polityk wspierania wolontariatu w Polsce.Czy w przypadku wycofania się wolontariusza z wolontariatu przed upływem 6 miesięcy będzie on zaliczony przez Zleceniodawcę jako jeden z 20 wymaganych beneficjentów programu?
Podobnie jak w przypadku pozostałych projektów realizowanych w ramach PO FIO w 2012 r. organizacja ubiegająca się o dotację, deklaruje i opisuje planowaną liczbę Beneficjentów zadania. W toku realizacji zadania dokłada wszelkich starań, aby zrealizować zakładany wskaĽnik. Niemniej w przypadku rezygnacji uczestnika projektu (wolontariusza), przez upływem 6 miesięcy, środki przeznaczone na jego utrzymanie powinny być wykorzystane na pozyskanie nowego beneficjenta lub będą podlegać zwrotowi, jako niewykorzystane środki. Opis zadania wraz ze wskazaniem odchyleń od zakładanych wskaĽników dokonany będzie w sprawozdaniu częściowym oraz końcowym z realizacji zadania. Niewykonanie zadania pod kątem zapewnienia wymaganej liczby Beneficjentów nie jest traktowane jako nieprawidłowe wykonanie zadania.
Niezrozumiały jest sposób wypłaty kieszonkowego wolontariuszowi i sposób udokumentowania tego kosztu zgodnie z zasadami prowadzenia dokumentacji finansowo księgowej (str. 59)
Zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2003 r. Nr 96, poz. 873 z póĽn. zm.) jako wolontariusza definiuje się osobę fizyczną, która ochotniczo i bez wynagrodzenia wykonuje określone świadczenia.
Kieszonkowe może być wypłacane przez Operatora, za pośrednictwem Organizacji Goszczącej, na podstawie umowy cywilnoprawnej między Operatorem a Organizacją Goszczącą.
Zgodnie z „Zasadami przyznawania i rozliczani dotacji w ramach Programu Operacyjnego Fundusz Inicjatyw Obywatelskich w 2012 r." działania wolontariusza sformalizowane są, bezpośrednio lub pośrednio, poprzez następujące umowy:
- Umowa cywilnoprawna między Operatorem a Organizacją Goszczącą
- Umowa cywilnoprawna między Operatorem a Wolontariuszem
- Porozumienie wolontariacie między Organizacją Goszcząca a Wolotariuszem
Na podstawie wyżej wymienionych umów muszą być dopełnione obowiązki w stosunku do wolontariusza, zarówno ze strony Operatora, jak i Organizacji Goszczącej.
W wytycznych dla operatora (str. 23 pkt.10) widnieje zapis, że Zadanie może być realizowane w roku budżetowym 2012 i/lub 2013.
- czy oznacza to, że wolontariusz może być goszczony na przełomie roku (początek goszczenia w roku 2012, koniec w roku 2013);
Wolontariusz może być goszczony na przełomie roku (2012-2013).
- jeśli goszczenie może trwać na przełomie roku, to w jaki sposób ma wyglądać sprawozdawczość organizacji goszczącej względem operatora;
W przypadku projektów dwuletnich obowiązują sprawozdania częściowe (po wykonaniu pierwszego roku zadania) i sprawozdanie końcowe (po wykonaniu drugiego roku zadania).
Tym samym organizacja goszcząca będzie musiała złożyć do Operatora sprawozdanie częściowe i końcowe.
3. W opisie organizacji goszczącej (str. 22) widnieje zapis, że organizacja goszcząca ponosi 10% kosztów goszczenia wolontariusza. Czy koszty te oznaczają dla organizacji goszczącej wkład finansowy, czy też mogą być poniesione w formie wkładu pozafinansowego?
W „Zasadach przyznawania i rozliczania dotacji w ramach Programu Operacyjnego Fundusz Inicjatyw Obywatelskich w 2012 r." nie została doprecyzowana formuła wkładu własnego związanego z goszczeniem wolontariusza.
Dopuszcza się możliwość wniesienia wkładu własnego finansowego lub/i niefinansowego.W opisie kwalifikowalności kosztów po stronie Operatora (str. 20) zawarte są informacje, że: 90% dotacji ma być przekazanej na sfinansowanie wolontariatu długoterminowego w organizacjach goszczących, natomiast zawarte są w kategorii III budżetu zawierającej koszty związane z uczestnictwem bezpośrednich adresatów projektu.
a) czy w ramach III kategorii budżetowej można w ramach projektu finansować zadania związane z działaniami nie związanymi z goszczeniem wolontariuszy, ale związanych z projektem;
Operator w kat. III może zawrzeć koszty niezwiązane z środkami na utrzymanie wolontariuszy i sfinansowanie pobytu w organizacji goszczącej.
Niemniej minimum 90% dotacji musi być zarezerwowane na sfinansowanie wolontariatu długoterminowego wolontariuszy w organizacjach goszczących oraz na obsługę wolontariusza przez Operatora.
b) czy potencjalne organizacje goszczące mogą być beneficjentem działań projektowych (np. w trakcie spotkań i seminariów przygotowujących organizacje do goszczenia i współpracy z wolontariuszami), czy też projekt musi być skierowany tylko na wolontariuszy;
Tego typu działania mogą być sfinansowane, ale w ramach pozostałych 10% dotacji.
Minimum 90% dotacji musi być zarezerwowane na sfinansowanie wolontariatu długoterminowego wolontariuszy w organizacjach goszczących oraz na obsługę wolontariusza przez Operatora.
c) pilotaż Programu zakłada osiągnięcie określonych celów, które są niemożliwe, bez przybliżenia programu obywatelom i organizacjom pozarządowym. Czy w ramach kategorii III można organizować spotkania informacyjne służące wyjaśnieniu idei Programu lub inne formy działań skierowanych do społeczności, które nie zostaną zakwalifikowane do wydatków kategorii VIII budżetu (działania promocyjne);
Tego typu działania mogą być sfinansowane, ale w ramach pozostałych 10% dotacji, w III lub w VIII kategorii budżetowej.
Minimum 90% dotacji musi być zarezerwowane na sfinansowanie wolontariatu długoterminowego wolontariuszy w organizacjach goszczących oraz na obsługę wolontariusza przez Operatora.
Czy wolontariuszem w ramach Programu może być osoba nie posiadająca obywatelstwa polskiego?
Komponent Wolontariatu Długoterminowego jest przedsięwzięciem pilotażowym. Został opracowany na podstawie rekomendacji Rady Działalności Pożytku Publicznego oraz na kanwie Europejskiego Roku Wolontariatu w 2011 r.Jednym z celów Komponentu jest aktywizacja postaw woluntarystycznych Polaków oraz ich gotowości do podjęcia długoterminowego działania poza miejscem zamieszkania. Na potrzeby pilotażu rekomendowane jest pozyskiwanie wolontariuszy z obywatelstwem polskim.
