Koszt noclegu i wyżywienia może być rozliczony fakturą/rachunkiem lub poprzez ryczałt.
Operator i jego partner nie mogą delegować wolontariuszy do siebie. Celem projektu jest wyłonienie organizacji goszczących oraz oddelegowanych do nich wolontariuszy.
Jednocześnie w Zasadach przyznawania i rozliczania dotacji w ramach PO FIO w 2012 r. widnieje zapis: „W przypadku wybrania na Operatora podmiotu mającego terenowe oddziały posiadające odrębną osobowość prawną, nie wyklucza się delegowania maksymalnie połowy wolontariuszy do własnej jednostki terenowej."
Wkład własny operatora może być wniesiony w postaci środków finansowych lub niefinansowych.
W kat. III kosztorysu powinny znaleĽć się koszty związane z finansowaniem wolontariatu długoterminowego wolontariuszy w organizacjach goszczących oraz koszty związane z obsługą wolontariusza przez Operatora (m. in. koszty związane z przeprowadzeniem szkolenia i ewaluacji).
W kat. I kosztorysu powinny znaleĽć się osoby merytoryczne związane z wyłanianiem organizacji goszczących oraz wolontariuszy, a także osoby koordynujące, zapewniające wsparcie motywacyjne oraz zapewniające kontakt, między operatorem a innymi wolontariuszami.
Koszty pobytu to nie tylko mieszkanie. Wyżywienie i ubezpieczenie kwalifikuje się jako koszty pobytu.
Koszt organizacji goszczącej są kosztami obsługi wolontariusza. Wszystkie wymienione w pytaniu propozycje kosztów mogą zostać uznane (o ile będą dobrze uzasadnione i racjonalne).
Zwrot ten oznacza, że do własnej jednostki terenowej można delegować maksymalnie połowę wolontariuszy. Drugą połowę trzeba delegować poza własne jednostki terenowe (do innych organizacji).
Na każdego wolontariusza delegowanego do własnej jednostki terenowej powinien przypadać co najmniej 1 wolontariusz delegowany poza własne jednostki terenowe. Za opracowanie procedury delegowania wolontariusza odpowiada Operator.
Limit 300 zł na wolontariusza jest limitem na dotację. Nie ma przeciwwskazań, aby operator zwiększył tę kwotę ze środków własnych.
Miesięczny limit kosztu obsługi wolontariusza u operatora przypada na każdy miesiąc trwania umowy operatora z wolontariuszem. Jeśli umowa będzie obowiązywała w I miesiącu projektu to koszt obsługi za ten miesiąc będzie kwalifikowany, jednak nie ma uzasadnienia, aby umowa obowiązywała po zakończeniu wolontariatu (w trakcie ewaluacji).
Biorąc pod uwagę charakter pilotażowy Komponentu Wolontariatu Długoterminowego oraz odwołując się do doświadczeń z Komponentem Regionalnym Projektów Wsparcia Przedsiębiorczości Społecznej, Departament Pożytku Publicznego jest otwarty na konieczność doprecyzowywania określonych zasad realizacji zadania oraz w miarę potrzeb renegocjacji zapisów umowy podczas realizacji zadania.
Wszelkie doświadczenia, zarówno pozytywne jak i negatywne, związane z obsługą Komponentu Wolontariatu Długoterminowego w roli Operatorów, Organizacji Goszczących bądĽ jako uczestników wolontariatu długoterminowego, będą cenne i pomocne w formułowaniu polityk wspierania wolontariatu w Polsce.Podobnie jak w przypadku pozostałych projektów realizowanych w ramach PO FIO w 2012 r. organizacja ubiegająca się o dotację, deklaruje i opisuje planowaną liczbę Beneficjentów zadania. W toku realizacji zadania dokłada wszelkich starań, aby zrealizować zakładany wskaĽnik. Niemniej w przypadku rezygnacji uczestnika projektu (wolontariusza), przez upływem 6 miesięcy, środki przeznaczone na jego utrzymanie powinny być wykorzystane na pozyskanie nowego beneficjenta lub będą podlegać zwrotowi, jako niewykorzystane środki. Opis zadania wraz ze wskazaniem odchyleń od zakładanych wskaĽników dokonany będzie w sprawozdaniu częściowym oraz końcowym z realizacji zadania. Niewykonanie zadania pod kątem zapewnienia wymaganej liczby Beneficjentów nie jest traktowane jako nieprawidłowe wykonanie zadania.
Zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2003 r. Nr 96, poz. 873 z póĽn. zm.) jako wolontariusza definiuje się osobę fizyczną, która ochotniczo i bez wynagrodzenia wykonuje określone świadczenia.
Kieszonkowe może być wypłacane przez Operatora, za pośrednictwem Organizacji Goszczącej, na podstawie umowy cywilnoprawnej między Operatorem a Organizacją Goszczącą.
Zgodnie z „Zasadami przyznawania i rozliczani dotacji w ramach Programu Operacyjnego Fundusz Inicjatyw Obywatelskich w 2012 r." działania wolontariusza sformalizowane są, bezpośrednio lub pośrednio, poprzez następujące umowy:
Na podstawie wyżej wymienionych umów muszą być dopełnione obowiązki w stosunku do wolontariusza, zarówno ze strony Operatora, jak i Organizacji Goszczącej.
- czy oznacza to, że wolontariusz może być goszczony na przełomie roku (początek goszczenia w roku 2012, koniec w roku 2013);
Wolontariusz może być goszczony na przełomie roku (2012-2013).
- jeśli goszczenie może trwać na przełomie roku, to w jaki sposób ma wyglądać sprawozdawczość organizacji goszczącej względem operatora;
W przypadku projektów dwuletnich obowiązują sprawozdania częściowe (po wykonaniu pierwszego roku zadania) i sprawozdanie końcowe (po wykonaniu drugiego roku zadania).
Tym samym organizacja goszcząca będzie musiała złożyć do Operatora sprawozdanie częściowe i końcowe.
W „Zasadach przyznawania i rozliczania dotacji w ramach Programu Operacyjnego Fundusz Inicjatyw Obywatelskich w 2012 r." nie została doprecyzowana formuła wkładu własnego związanego z goszczeniem wolontariusza.
Dopuszcza się możliwość wniesienia wkładu własnego finansowego lub/i niefinansowego.
a) czy w ramach III kategorii budżetowej można w ramach projektu finansować zadania związane z działaniami nie związanymi z goszczeniem wolontariuszy, ale związanych z projektem;
Operator w kat. III może zawrzeć koszty niezwiązane z środkami na utrzymanie wolontariuszy i sfinansowanie pobytu w organizacji goszczącej.
Niemniej minimum 90% dotacji musi być zarezerwowane na sfinansowanie wolontariatu długoterminowego wolontariuszy w organizacjach goszczących oraz na obsługę wolontariusza przez Operatora.
b) czy potencjalne organizacje goszczące mogą być beneficjentem działań projektowych (np. w trakcie spotkań i seminariów przygotowujących organizacje do goszczenia i współpracy z wolontariuszami), czy też projekt musi być skierowany tylko na wolontariuszy;
Tego typu działania mogą być sfinansowane, ale w ramach pozostałych 10% dotacji.
Minimum 90% dotacji musi być zarezerwowane na sfinansowanie wolontariatu długoterminowego wolontariuszy w organizacjach goszczących oraz na obsługę wolontariusza przez Operatora.
c) pilotaż Programu zakłada osiągnięcie określonych celów, które są niemożliwe, bez przybliżenia programu obywatelom i organizacjom pozarządowym. Czy w ramach kategorii III można organizować spotkania informacyjne służące wyjaśnieniu idei Programu lub inne formy działań skierowanych do społeczności, które nie zostaną zakwalifikowane do wydatków kategorii VIII budżetu (działania promocyjne);
Tego typu działania mogą być sfinansowane, ale w ramach pozostałych 10% dotacji, w III lub w VIII kategorii budżetowej.
Minimum 90% dotacji musi być zarezerwowane na sfinansowanie wolontariatu długoterminowego wolontariuszy w organizacjach goszczących oraz na obsługę wolontariusza przez Operatora.
Komponent Wolontariatu Długoterminowego jest przedsięwzięciem pilotażowym. Został opracowany na podstawie rekomendacji Rady Działalności Pożytku Publicznego oraz na kanwie Europejskiego Roku Wolontariatu w 2011 r.Jednym z celów Komponentu jest aktywizacja postaw woluntarystycznych Polaków oraz ich gotowości do podjęcia długoterminowego działania poza miejscem zamieszkania. Na potrzeby pilotażu rekomendowane jest pozyskiwanie wolontariuszy z obywatelstwem polskim.