• Czy beneficjenci projektu mogą otrzymywać refundację za udział w stażach (po odbytym wcześniej szkoleniu)? Czy we wniosku należy podać nazwę firmy, w której ten staż miałby się odbyć?

Jeśli chodzi o staże w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt. 34 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. z 2004, Nr 99, poz.1001 z póĽn. zm.), tzn. nabywanie przez bezrobotnego umiejętności praktycznych do wykonywania pracy przez wykonywanie zadań w miejscu pracy bez nawiązania stosunku pracy z pracodawcą; to nie jest możliwe refundowanie ich w ramach projektu FIO. Co do zasady koszty takich staży są bowiem pokrywane z Funduszu Pracy. W myśl Zasad przyznawania i rozliczania dotacji w ramach Funduszu Inicjatyw Obywatelskich (punkt 4.3.2, mówiący o kosztach niekwalifikowalnych) wydatki już finansowane z innych Ľródeł niż określone przez Wnioskodawcę, nie mogą być finansowane w ramach Funduszu Inicjatyw Obywatelskich.

Jeżeli  natomiast chodzi o staże zorganizowane przez Wnioskodawcę w ramach realizacji projektu, które w konkretnym przypadku mogą być uznane za niezbędne koszty związane BEZPOŚREDNIO z realizacją zadania, to nic nie stoi na przeszkodzie, aby ich koszty zostały pokryte ze środków Funduszu Inicjatyw Obywatelskich. W takim przypadku, jeżeli jest to możliwe, we wniosku o przyznanie dotacji należy podać nazwę instytucji, w której staż miałby się odbywać.

Zaplanowane w ramach projektu staże należy wpisać w pkt. 4. Szczegółowy opis zadania - spójny z kosztorysem oraz 5. Harmonogram planowanych działań /z podaniem terminów ich rozpoczęcia i zakończenia/ wraz z liczbowym określeniem skali działań planowanych przy realizacji zadania /należy użyć miar adekwatnych dla danego zadania, np. liczba świadczeń udzielanych tygodniowo, miesięcznie, liczba adresatów/; oraz uwzględnić w tabeli Kosztorysu ze względu na rodzaj kosztów, w kolumnie: Rodzaj kosztów (koszty merytoryczne i administracyjne związane z realizacją zadania).

• Czy książkę wydaną z pieniędzy FIO można sprzedać?

Kwestią kluczową jest problem wynagrodzenia. Zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie organizacje pozarządowe mogą prowadzić działalność nieodpłatną, odpłatną i gospodarczą. Fundusz FIO przewiduje wyłącznie finansowanie działalności pożytku publicznego. Wszystko zależy od sposobu finansowania projektu określonego w ofercie realizacji zadania. Jeżeli całokształt projektu mieści się w działalności odpłatnej to taka działalność może być finansowana, a  jeżeli jest to działalność gospodarcza to nie może być finansowana.

• Jaki ma być sposób dokumentowania kosztów podróży beneficjentów? Czy wystarczy zebrać od uczestników bilety, zrobić imienne zestawienie i będzie to sposób na wykazanie środków własnych (kosztów poniesionych przez beneficjentów projektu na jego rzecz)?

Forma rozliczenia podróży służbowej jest zawarta w „Zasadach przyznawania i rozliczenia dotacji FIO w roku 2008". Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określa pracodawca (§ 5). Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu, określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. Najlepszą formą rozliczenia kosztów podróży beneficjentów, jest przedstawienie faktury za przejazd (pobranie faktury od przewoĽnika) Należy zaznaczyć, że kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji jedynie w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów Ľródłowych (art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości). W takiej sytuacji niezbędne jest zebranie biletów, sporządzenie listy oraz oświadczenia beneficjentów o poniesionych kosztach na zakup biletu.

• Koszty zapisane w kosztorysie są kosztami brutto. Czy w przypadku przyznania dotacji można od tych kosztów odliczać VAT?

Dotacja rozliczana jest w kwotach brutto, czyli organizacja nie może od kosztów związanych z realizacją zadania, na które otrzymała dofinansowanie (dotację), odliczyć VAT-u. 

• Maksymalna kwota na koszty wyposażenia wynosi 3500 zł. Czy jest to kwota podawana brutto czy netto. To jest czy do 3500 zł możemy dodać VAT?

Wszystkie kwoty są kwotami brutto.

• W ramach kosztów wyposażenia związanych z realizacją zadania - 3500,00 zł to maksymalny koszt jednostkowy czy maksymalny całkowity koszt zakupu wyposażenia dla projektu?

Zgodnie z dokumentem Zasady przyznawania i rozliczania dotacji w ramach „Funduszu Inicjatyw Obywatelskich" w roku 2008 jako koszty kwalifikowane uznano koszty wyposażenia związane z realizacją zadania. Oznacza to, że koszt zakupu lub wypożyczenia składnika majątku nie może przekroczyć kwoty 3.500,00 zł brutto oraz jednocześnie ich łączna wartość nie może przekroczyć 10% wartości dotacji (zmiana w stosunku do roku 2007). 

• Co oznacza zapis w „Zasadach ..." w punkcie 4.3.2 mówiący o tym, że kosztami niekwalifikowanymi są te nie odnoszące się jednoznacznie do projektu, „w tym m.in. (...) wydatki już finansowane z innych Ľródeł niż określone przez Wnioskodawcę"? Czy zapis „w tym" oznacza, że „wydatki finansowane już z innych Ľródeł niż określone przez Wnioskodawcę", ale jednoznacznie odnoszące się do projektu mogą stanowić koszty kwalifikowalne będące wkładem własnym? Jeśli nie, to co należy rozumieć przez „inne Ľródła niż określone przez Wnioskodawcę".

Dotacja na realizacją zadania w ramach FIO może pokrywać koszty jedynie związane z realizacją zadania, które nie są jednocześnie pokrywane już z innych Ľródeł. 

• Czy można ubiegać się o dotacje na dwa lata realizacji zadania?

Wnioski można składać  jedynie na projekty jednoroczne, realizowane najwcześniej od 1 lipca 2008 roku do maksymalnie 31grudnia 2008 r.

• Czy koszty z innych projektów mogą być kosztami własnymi, np. z PFRON-u?

Wkład finansowy w realizację zadania może być zarówno własny, jak i pozyskany.

• Czy są ograniczenia procentowe kosztów wyposażeń i remontów lub adaptacji pomieszczeń przeznaczonych do realizacji projektu?

Koszty adaptacji pomieszczeń dla celów realizacji zadania - do wysokości 5% wartości dotacji, nie więcej jednak niż 5.000,00 zł. Wszelkie informacje dotyczące kwalifikowalności oraz rodzaju i progów finansowych związanych z realizacją zadania znajdują się w dokumencie Zasady przyznawania i rozliczania dotacji w ramach „Funduszu Inicjatyw Obywatelskich" w roku 2008.

• Co należy rozumieć pod pojęciem wkład własny niefinansowy? Jakie kategorie kosztów można zaliczyć do wkładu własnego niefinansowego?

Wkład własny niefinansowy obejmuje m. in. nieodpłatne usługi, zasoby rzeczowe lub osobowe zaangażowane w realizację projektu.

• Czy w kosztach realizacji projektu w rubryce: „Koszty związane z uczestnictwem bezpośrednich adresatów projektu" można (lub należy) ująć np. koszty przejazdu, noclegi, wyżywienie, napoje?

Do wnioskodawcy należy decyzja, biorąc pod uwagę specyfikę realizowanego projektu, jakie koszty uzna za związane z uczestnictwem bezpośrednich adresatów. Mogą to być np. koszty przejazdu, wyżywienia, czy noclegu pod warunkiem, że znajdą one swoje uzasadnienie w realizowanym projekcie. Należy podkreślić, że ekspert oceniający wniosek wypowiada się również w zakresie zasadności poszczególnych pozycji kosztorysu.

• Czy w konkursie FIO nagrody przyznawane w zawodach sportowych dla dzieci - maskotki, puchary, dyplomy, medale - można traktować jako koszty kwalifikowane realizacji zadania?

Koszty kwalifikowalne oraz niekwalifikowalne zostały opisane w rozdziale 4.3 dokumentu „Zasady przyznawania i rozliczania dotacji...". Wymienione w pytaniu nagrody są kosztami kwalifikowanymi, jeżeli służą realizacji zadania i są bezpośrednio z nim związane. W tym przypadku przyjmuje się, iż sytuacja taka ma miejsce.

• W punkcie 4.3.1 Koszty osobowe administracji i obsługi projektu wskazujecie Państwo, że mogą być one ponoszone w części odpowiadającej zaangażowaniu. Czy to oznacza, że będą finansowane umowy o pracę?

Oznacza to, że pokrywane będą jedynie koszty osobowe związane np. z kierowaniem projektem, koordynacją, czy prowadzeniem księgowości w części odpowiadającej zaangażowaniu danej osoby w realizację projektu oraz osób zatrudnionych specjalnie na potrzeby projektu. Osoby te mogą być zatrudnione zarówno na umowę o pracę, jak i na umowę o dzieło/zlecenia.

• Czy w ramach działań merytorycznych można na czas realizacji projektu zatrudnić osobę na umowę o pracę lub oddelegować pracownika już zatrudnionego, czy można finansować jedynie umowy cywilno - prawne?

W ramach działań merytorycznych na czas realizacji projektu można zatrudniać osoby zarówno na umowę o pracę jak i na umowę o dzieło/zlecenia

• Pytanie dotyczy części III Kalkulacja przewidywanych kosztów realizacji zadania: co można uznać za rodzaj miary w przypadku pozycji: koszty osobowe administracyjne oraz merytoryczne?

Wyznacznikiem rodzaju kosztów ponoszonych przez Wnioskodawcę jest charakter zadania realizowanego w ramach FIO. Do Wnioskodawcy należy więc określenie rodzajów miar w przypadku pozycji: koszty osobowe administracyjne oraz merytoryczne. W przypadku kosztów osobowych rodzajem miary może być na przykład: liczba godzin przepracowanych w związku z realizacją zadania przez osoby zaangażowane w projekt.

• Czy koszty noclegów w ramach szkoleń wyjazdowych są kwalifikowalne?

Koszty kwalifikowalne oraz niekwalifikowalne zostały opisane w rozdziale 4.3 dokumentu Zasady przyznawania i rozliczania dotacji w ramach Funduszu Inicjatyw Obywatelskich w roku 2008. Należy mieć na uwadze, iż koszty kwalifikowalne muszą być związane z realizacją zadania i zostaną poddane merytorycznej ocenie ekspertów.

• Jakie dokumenty zaświadczają koszty poniesione w związku z wkładem rzeczowym do projektu: telefon, lokal, itp.?

Wkładem niefinansowym w postaci zasobów rzeczowych jest koszt korzystania na rynku z takich zasobów.

• Czy zorganizowanie festynu integracyjno - rodzinnego dla osób niepełnosprawnych, ich rodzin i społeczności lokalnej można uznać za koszt kwalifikowany projektu?

W przypadku oceny merytorycznej dokonywanej przez niezależnych ekspertów brana jest pod uwagę stosowność wydatków poniesionych w związku z realizacją zadania. Ze środków Funduszu pokrywane będą jedynie niezbędne koszty związane bezpośrednio z realizacją zadania. Ocenie podlega zasadność poniesienia określonych kosztów oraz ich wysokość w związku z realizacją zadania przez organizację. Koszty kwalifikowalne oraz niekwalifikowalne zostały opisane wraz z określeniem niezbędnych limitów w rozdziale 4.3 dokumentu „Zasady przyznawania i rozliczania dotacji...".

• Jakim kosztem będzie zatrudnienie na umowę cywilno-prawną informatyka (niezbędny do utworzenia i administrowania strony internetowej, jako jednego z działań projektu)?

Do wnioskodawcy należy decyzja, biorąc pod uwagę specyfikę realizowanego projektu, jakie koszty uzna za związane z uczestnictwem bezpośrednich adresatów. Mogą to być np. koszty przejazdu, wyżywienia, czy noclegu pod warunkiem, że znajdą one swoje uzasadnienie w realizowanym projekcie. Należy podkreślić, że ekspert oceniający wniosek wypowiada się również w zakresie zasadności poszczególnych pozycji kosztorysu.

• W kosztach kwalifikowalnych, przy ograniczeniach procentowych dofinansowania z FIO określenie „do wysokości (5% lub 10%) wartości dotacji" dotyczy tylko danej pozycji kosztorysu, czy też całości dofinansowania? Np. w pozycji „koszty osobowe administracji i obsługi projektu" całkowity koszt, to kwota 30.000 zł. Całkowita możliwa dotacja, to kwota 200.000 zł. Czy możliwa dotacja z FIO na ww. „koszty osobowe administracji i obsługi projektu", to kwota 10% z 30.000 zł (czyli 3.000 zł), czy też 10% z 200.000 zł (czyli 20.000 zł)?

Ograniczenia procentowe odnoszą się do całości dotacji, czyli w tym przypadku 10% z 200.000 zł (czyli 20.000 zł).

• Czy w przypadku „kosztów osobowych" w kosztorysie można uwzględnić całkowity koszt, który ponosi pracodawca w związku z zatrudnieniem (tzw. brutto)?

Koszty uwzględniane w kosztorysie musza dotyczyć kwot całkowitych. W odniesieniu do kosztów ponoszonych w związku z zatrudnieniem należy podać kwoty brutto. Preferowaną formą zatrudnienia jest umowa zlecenia i umowa o dzieło.

• W jaki sposób określić cenę wynajmu sprzętu?

Brany jest pod uwagę koszy używania sprzętu. Przyporządkowanie ponoszonych kosztów do odpowiedniej kategorii należy do wnioskodawcy, a Departament Pożytku Publicznego nie udziela informacji dotyczących tej kwestii. Właściwie sporządzony budżet podlega ocenie przez ekspertów w procesie weryfikacji wniosków.

• Czy można rozliczyć pracę podwykonawcy na podstawie noty księgowej?

Nie ma takiej możliwości. Podwykonawca powinien być rozliczony na podstawie umowy z wnioskodawcą oraz faktury wykonania zadania.

2. Wnioskodawcy

• Czy fundacje, których jedynym fundatorem jest jednostka samorządu terytorialnego mogą uczestniczyć w FIO?

Zasadniczo fundacje, których jedynym fundatorem jest Skarb Państwa lub jednostka samorządu terytorialnego nie mogą uczestniczyć w programie, chyba że prowadzą działalność statutową w zakresie nauki, w szczególności na rzecz nauki. Tym samym wnioskodawca musi wykazać, że rzeczywiście taką działalność prowadzi.

• Czy oddziały terenowe lub ośrodki nieposiadające osobowości prawnej utworzone w ramach np. stowarzyszenia lub fundacji mogą składać wniosek do FIO?

W  „Zasadach..." wyraĽnie zostało określone, że oddziały (terenowe) lub ośrodki organizacji nieposiadające osobowości prawnej składają wniosek za zgodą zarządu głównego organizacji. Oznacza to, że wniosek może być podpisany przez statutowo uprawnionych członków zarządu lub inną osobę np. kierownika oddziału na podstawie udzielonego pełnomocnictwa do poszczególnej czynności np. do składania wniosku o dotację z FIO. Oznacza to, że to władze statutowe organizacji zapewniają, aby organizacja, w tym jej jednostki terenowe, złożyły 1 wniosek w ramach konkursu FIO.

• Fundacja jest wpisana do rejestru przedsiębiorców i w ramach działalności gospodarczej może prowadzić 15 różnego rodzaju działań. Jednak faktycznie przeprowadziła jedno szkolenie w zakresie kształcenia ustawiczne dorosłych. Co w takim razie należy wpisać do pozycji 13. b) wniosku: wszystkie wpisane do statutu punkty dot. działalności gospodarczej, czy też ten punkt działalności, który Fundacja rzeczywiście prowadziła?

Należy wpisać, zgodnie ze statutem, wszystkie rodzaje zadań wykonywanych w ramach działalności gospodarczej. 

• Wielkopolski Zarząd Wojewódzki PKPS w Poznaniu ma wpis w KRS, ale nie ma osobowości prawnej, a działa na podstawie pełnomocnictwa Rady Naczelnej PKPS. Czy w tym przypadku może składać wniosek do FIO, czy ten wniosek powinna złożyć w jego imieniu Rada Naczelna?

Wnioskodawcą może być jedynie organizacja posiadająca osobowość prawną. W przypadku, gdy takowej nie ma, niezbędne w przypadku oddziału terenowego (nieposiadającego osobowości prawnej) jest złożenie wniosku wyłącznie za zgodą zarządu głównego, na podstawie pełnomocnictwa rodzajowego udzielonego przez zarząd główny. W takim przypadku, zadanie będzie realizował oddział, natomiast w umowie jako strona będzie figurowało stowarzyszenie.

• Czy przedszkola publiczne mogą być partnerami w realizacji zadania?

Publiczne przedszkole jest jednostką organizacyjną administracji publicznej, a więc może być partnerem wnioskodawcy.

• Czy szkoła prywatna może wziąć w udział w konkursie FIO?

Zgodnie z założeniami Funduszu Inicjatyw Obywatelskich szkoły prywatne nie mogą być wnioskodawcami. Mogą one jednak być partnerami w realizacji projektów.

• Czy uczniowski klub sportowy może złożyć wniosek w ramach FIO?

Uczniowski klub sportowy może być wnioskodawcą w FIO, jeżeli nie jest spółką, tylko organizacją pozarządową.

• Czy wnioskodawcą może być stowarzyszenie nie zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym, tylko w odpowiednim rejestrze u starosty?

Podmiotami uprawnionymi do składania wniosków o dofinansowanie realizacji zadania w ramach FIO są m. in. organizacje pozarządowe, a więc także stowarzyszenia. Definicję art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, czyli osoby prawne lub jednostki organizacyjne nienależące do sektora finansów publicznych, niedziałające w celu osiągnięcia zysku, utworzone na podstawie przepisów ustaw.

• Czy spółdzielnie socjalne mogą brać udział w tym konkursie, czy mogą być jedynie współrealizatorem, partnerem?

Spółdzielnie socjalne mogą wnioskować o dotacje w ramach FIO oraz mogą także być partnerem w realizacji projektu, którego wnioskodawcą jest inny podmiot (ustawa z 27 kwietnia 2006 r. o spółdzielniach socjalnych).

• Czy jedna organizacja będąca wnioskodawcą, może też być partnerem w innych projektach?

Nie ma ograniczeń dotyczących bycia partnerem w realizacji projektu, którego wnioskodawcą jest inna organizacja. Warunkiem jest dostarczenie przez wnioskodawcę załącznika w postaci umowy partnerskiej lub oświadczenia partnera, zgodnie z zasadami ubiegania się o dotację.

• Czy do FIO mogą składać wnioski wszystkie organizacje pozarządowe, czy tylko organizacje pożytku publicznego?

Zgodnie z założeniami Funduszu Inicjatyw Obywatelskich oraz z treścią ogłoszenia o rozpoczęciu konkursu na projekty składane w ramach FIO, beneficjentami FIO są organizacje pozarządowe oraz podmioty, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (osoby prawne i jednostki organizacyjne kościołów i związków wyznaniowych), działające w sferze realizacji zadań publicznych. Organizacje pożytku publicznego są jedną z kategorii organizacji. Posiadanie statusu organizacji pożytku publicznego nie jest kryterium naboru do FIO.

• Czy Ośrodek Rekolekcyjno - Formacyjny, który funkcjonuje jako instytucja parafialna nie posiadająca statutu może się ubiegać o dotację z FIO?

Wnioskodawcą mogą być kościelne jednostki prawne i jednostki organizacyjne, działające na podstawie przepisów o stosunku Państwa do kościoła katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej, o stosunku Państwa do innych kościołów i związków wyznaniowych oraz o gwarancji sumienia i wyznania, jeżeli ich cele statutowe obejmują prowadzenie działalności pożytku publicznego.

• Czy stowarzyszenie nie posiadające jeszcze statusu organizacji pożytku publicznego może składać wniosek do FIO?

Status organizacji pożytku publicznego nie jest wymagany przy wnioskowaniu o dotację przez podmioty pozarządowe ramach FIO. Organizacje pozarządowe, zgodnie z definicją ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, mogą być wnioskodawcami w FIO.

3. Partnerstwo

• Czy partnerem w FIO mogą być instytucje kultury?

Partnerem w FIO jest administracja publiczna a więc także samorządowe instytucje kultury.

• Czy jest jakieś procentowe ograniczenie podzlecania zadań (oczywiście z zachowaniem przepisów ustawy prawo zamówień publicznych)?

W przypadku realizacji zadania w ramach FIO obowiązują przepisy ustawy prawo zamówień publicznych. 

• Czy ewentualne wynagrodzenie podwykonawcy może być finansowane z dotacji FIO, czy też ze środków własnych?

Do Wnioskodawcy należy decyzja (po zapoznaniu się, szczególnie, z pkt. 4.3 w dokumencie Zasady przyznawania i rozliczania dotacji w ramach Funduszu Inicjatyw Obywatelskich w roku 2008 jak rozdzieli finansowanie poszczególnych kosztów związanych z realizacją zadania. 

• Czy partnerem w realizacji zadania może być organizacja pracodawców?

Tak. Partnerem może być organizacja pracodawców. 

• Czy partnerem w realizacji zadania mogą być przedstawiciele zagranicznych organizacji?

Partnerstwo dotyczy współpracy wnioskodawcy z instytucjami publicznymi lub prywatnymi (krajowymi lub zagranicznymi) w realizacji zadania. Osoby fizyczne nie są partnerami w rozumieniu FIO, lecz mogą być np. wolontariuszami.

• Czy partner biorący udział w realizacji zadania może być zza granicy, czy musi to być podmiot polski?

Partnerem może być podmiot zagraniczny.

• Czy partnerem w realizacja zadania może być organizacja prowadząca działalność gospodarczą? Czy można ją traktować jako podmiot biznesowy?

Organizacja pozarządowa zawsze może być partnerem wnioskodawcy, także wówczas jeśli prowadzi działalność gospodarczą. Sektor biznesu to podmioty, dla których działalność gospodarcza stanowi podstawowy a nie uboczny przedmiot działalności, a więc np. banki, zakłady ubezpieczeniowe, spółki prawa handlowego, przedsiębiorstwa państwowe itp. Zagadnienie „partnerstwa" zostało szeroko wyjaśnione w części 4.1 „Podmioty uprawnione do ubiegania się o dotację" w dokumencie Zasady przyznawania i rozliczania dotacji w ramach Funduszu Inicjatyw Obywatelskich w roku 2008.

• Czy partnerem w realizacji zadania może być jednostka samorządu terytorialnego?

Tak.

• Czy w pkt. V.1 wniosku (partnerzy biorący udział...) konieczne jest, w przypadku realizacji celów 1 i 4 dołączanie umów partnerskich? Czy można tylko wyszczególnić placówki, które będą pomagały w realizacji zadania poprzez pomoc przy naborze uczestników lub promocję projektów?

Deklarując realizację zadania w partnerstwie należy załączyć umowę partnerską lub oświadczenie partnera.

• Czy można zadania w ramach FIO realizować w partnerstwie lub podwykonawstwie formalnym, czy też partnerstwo w tym konkursie jest rozumiane jako partnerstwo społeczne?

Definicja partnerstwa podana jest w dokumencie Zasady przyznawania i rozliczania dotacji w ramach Funduszu Inicjatyw Obywatelskich w roku 2008. Zgodnie z tym zapisem partnerstwo polega na niefinansowej współpracy wnioskodawcy z innymi organizacjami pozarządowymi lub kościelnymi osobami prawnymi i kościelnymi jednostkami organizacyjnymi, sektorem biznesu lub administracji publicznej w celu realizacji zadania publicznego (projektu). Współpraca ta obejmuje w szczególności aktywną wymianę umiejętności, doświadczeń, wiedzy na każdym etapie projektu. Udział partnera w realizacji projektu może dotyczyć nieodpłatnego wsparcia rzeczowego (np. użyczenie zasobów rzeczowych potrzebnych do realizacji projektu) lub osobowego (udział członków lub wolontariuszy innej organizacji). W umowie partnerskiej lub oświadczeniu partnera należy wskazać rodzaj i zakres jego wsparcia w realizacji zadania.

• Czy jest możliwe składanie wniosku przez konsorcjum (3-4 organizacje), w którym każda z organizacji pozarządowych na tych samych zasadach i na równi jest zaangażowana w realizację projektu - odpowiada i realizuje projekt pod względem merytorycznym, finansowym - uzupełniając i wspierając się nawzajem. Każda z organizacji odpowiada za tę część, na której zna się najlepiej. Szczegółowe zasady wówczas określa umowa konsorcjum. Lider konsorcjum składa w takiej sytuacji projekt w imieniu całego konsorcjum, a nie tylko swojej organizacji?

Nie jest to możliwe. Wnioskodawcą jest zawsze jeden podmiot, który składa wniosek, zawiera umowę, składa sprawozdanie i ponosi odpowiedzialność za realizację zleconego zadania publicznego, określoną w szczególności w umowie i ustawie o finansach publicznych.

• Czy inna organizacja pozarządowa, która jest partnerem, może pokrywać własne koszty, np. czy trenerzy z organizacji partnerskiej mogą otrzymać wynagrodzenie za wykonaną pracę? Czy możliwe jest, że wkład własny finansowy jest wnoszony przez partnera (nie chodzi o dotację samorządu) - czy np. koszty stałe partnera związane z realizacją projektu i zgodne z limitami, mogą być rozliczane jako wkład własny we wniosku o dotacje?

Wkład własny deklarowany przez wnioskodawcę podlega kontroli poprzez sprawozdanie z wykonania zadania. Kontrola rozliczenia dotacji odbywa się poprzez sprawdzenie sposobu wykonania zadania, zrealizowania harmonogramu zgodnie z przedstawionym kosztorysem na podstawie załączonego wykazu faktur (rachunków), które zostały opłacone w całości lub części ze środków pochodzących z dotacji.

• Czy placówka powołana i prowadzona przez fundację (jej jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej lecz prowadząca własną księgowość) ma być traktowana jako partner w projekcie? Czy partner może ponosić koszty projektu i organizacja wnioskująca może je uwzględnić jako wkład własny. Czy organizacja wnioskująca może pokrywać koszty projektu ponoszone przez partnera na podstawie rachunków lub not obciążeniowych?

Placówka fundacji nieposiadająca osobowości prawnej stanowi jej jednostkę organizacyjną, a więc nie może być partnerem, którym mogą być jedynie odrębne od wnioskodawcy osoby prawne i jednostki organizacyjne

• Czy przy realizacji celu 2 możliwe jest zawarcie partnerstwa z jednostką samorządu terytorialnego przy czym byłyby one traktowane jako partner bez budżetu?

Partnerem w realizacji zadania może być organizacja pozarządowa lub kościelna osoba prawna i kościelne jednostki organizacyjne, podmioty z sektora biznesu lub administracji publicznej. Partnerem może być również organ administracji publicznej.

• Czy w przypadku, gdy w realizacji projektu brałoby udział więcej niż dwóch partnerów konieczne jest zawieranie umowy wielostronnej, czy możliwe jest zawarcie kilku umów bilateralnych, pomiędzy liderem projektu a każdym z partnerów osobno?

Do decyzji wnioskodawcy należy sposób zawarcia umowy z podmiotami, które będą brały udział w realizacji zadania w charakterze partnerów.

• Czy osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą może być partnerem (ale zatrudniająca ponad 50 osób)? Jeśli tak to jaki dokument powinna dostarczyć - jako podmiot gospodarczy nie posiada statutu, jak również w tym przypadku nie posiada nawet umowy spółki.

Osoba fizyczna nie może być partnerem. Definicja partnerstwa znajduje się w dokumencie „Zasady przyznawania i rozliczania dotacji...".

4. Wkład własny

• Czy środki własne finansowe mogą pochodzić z opłat uiszczanych przez uczestników projektu?

Stosownie do pkt. IV wniosku „Przewidywane Ľródła finansowania zadania", istnieje możliwość uwzględnienia wpłat i opłat adresatów zadania jako planowane finansowe środki własne.

• Jeżeli koszty koordynatora to 20% dotacji, to 10% możemy otrzymać z FIO a 10% może stanowić wkład własny Wnioskodawcy?

Limit 10% odnosi się do maksymalnej kwoty możliwej do pokrycia z dotacji w poszczególnych kategoriach w kosztorysie. Wszelkie ponoszone wydatki muszą być uzasadnione i związane bezpośrednio z realizacją zadania. Jest to jeden z elementów oceny dokonywanej przez ekspertów.

• Czy jeżeli dla potrzeb projektu planujemy zakupić rzutnik multimedialny za kwotę przekraczającą 3 500 zł (np. za 8 000) to czy możemy w budżecie ująć kwotę wyższą? podzielić finansowanie w tabeli na ze środków FIO - 3 500 i resztę wkład własny - 4 500. Czy taki wkład jest wkładem finansowym wnioskodawcy?

Limit 10% odnosi się do maksymalnej kwoty możliwej do pokrycia z dotacji w poszczególnych pozycjach kosztorysu.

• Czy barter (jego część przychodową) można uznać za wkład finansowy?

Wkładem finansowym są wyłącznie środki finansowe organizacji.

• Czy wkładem własnym finansowym może być usługa wykonana przez firmę lub osobę fizyczną płatna w formie darowizny? Dowodem księgowym jest wtedy umowa o dzieło lub faktura z formą płatności „darowizna" (kompensata).

Wkładem finansowym jest wyłącznie wkład pieniężny Wnioskodawcy w realizację zadania.

• Co należy rozumieć pod pojęciem wkład własny niefinansowy? Jakie kategorie kosztów można zaliczyć do wkładu własnego niefinansowego?

Wkład własny niefinansowy obejmuje m. in. nieodpłatne usługi, zasoby rzeczowe lub osobowe zaangażowane w realizację projektu.

• Czy w tej edycji FIO można ubiegać się o środki na wkład własny do projektów PHARE?

W ramach FIO nie istnieje możliwość otrzymania dotacji na wkład własny do innych projektów.

• Jednym z obszarów wsparcia jest pomoc w formie finansowej. Czy można w ramach FIO dostać dotację na ogłoszenie konkursu dla innych organizacji? Mamy podpisaną 2 letnią umowę z jedną z organizacji na udzielanie małych dotacji dla organizacji na terenie powiatu. Czy można np. dostać z FIO drugą część kwoty?

W ramach FIO nie istnieje możliwość otrzymania dotacji na wkład własny do innych projektów.

• Czy istnieją ograniczenia dotyczące Ľródła finansowania wkładu własnego? Czy wkład własny może pochodzić ze środków narodowego/wojewódzkiego funduszu ochrony środowiska i gospodarki wodnej bądĽ ze środków fundacji?

Nie ma ograniczeń dotyczących Ľródła finansowania wkładu własnego.

• Czy trzeba w jakiś sposób wykazać posiadanie środków własnych na realizację projektu np. oświadczeniem, deklaracją, potwierdzeniem z kasy, wyciągiem bankowym?

Podmiot wnioskujący o dotację w ramach FIO zobowiązany jest zadeklarować wkład własny. Nie podlega kontroli stan konta bankowego wnioskodawcy w chwili składania wniosku. W fazie podpisywania umowy oraz składania przez podmiot realizujący zadanie sprawozdania z realizacji zadania organizacja poprzez załącznik w postaci wykazu faktur oraz oświadczeń poddana zostaje kontroli z prawidłowego wykonania zadania, w tym z właściwego księgowania środków finansowych.

• Czy Partner organizacji pozarządowej z sektora biznesowego może wnieść wkład finansowy, czy wkład własny musi wnieść organizacja pozarządowa? Mowa o projekcie dużym, gdzie wymagany jest wkład własny w wysokości 20% dotacji.

Wkład partnera w realizację zadania wnioskodawcy nie może mieć charakteru finansowego. Natomiast wkład własny mogą stanowić środki pochodzące od sponsorów lub inne środki prywatne.

• Jak rozlicza się wkład własny niefinansowy? Na podstawie jakich dokumentów? W jaki sposób rozliczyć wkład własny partnera w realizację projektu? Czy można rozliczać np. księgowość partnera, wykonywaną w ramach realizacji zadania?

Partnerstwo ma charakter niefinansowy, co oznacza, że cena jego świadczeń nie jest pokrywana ani z dotacji ani z własnych środków wnioskodawcy.

• Czy przy wykazaniu 10% wkładu własnych środków, musi to być wyciąg z konta, gdzie dana kwota figuruje, czy też można ująć w to np. wkład własny - pomalowanie pomieszczenia przy rozliczeniu za 1 metr kwadratowy wg. obowiązujących stawek lub też wartość specjalistycznych materacy zakupionych ze środków własnych?

Nie ma konieczności załączenia wyciągu z konta z kwotą deklarowanego wkładu własnego. Podmiot wnioskujący o dotację w ramach FIO zobowiązany jest zadeklarować wkład własny, stosownie do wymogów dużych i małych projektów. Nie podlega kontroli stan konta bankowego Wnioskodawcy w chwili składania wniosku. W fazie podpisywania umowy oraz składania przez podmiot realizujący zadanie sprawozdania z realizacji zadania, organizacja, poprzez załącznik w postaci wykazu faktur oraz oświadczeń, poddana zostaje kontroli z prawidłowego wykonania zadania, w tym z właściwego księgowania środków finansowych. Koszty związane z wkładem własnym rozliczane są zgodnie z trybem zamówień publicznych. Wkładem niefinansowym w postaci zasobów rzeczowych jest korzystania na rynku z takich zasobów.

• Czy jeżeli w projekcie mamy tylko niefinansowy udział własny, to w punkcie 4 Wniosku „Przewidywane Ľródła finansowania działania" umieszczamy go czy nie?

Niefinansowy udział podlega także oszacowaniu. Zatem należy wypełnić punkt 4 Wniosku podając szacowany koszt niefinansowanego wkładu własnego.

• W jaki sposób wyliczamy wartość sprzętu, który zużyjemy na potrzeby projektu, a który jest w naszym posiadaniu - liczymy cenę rynkowa wynajęcia takowego czy jedynie jako amortyzację? Czy wewnętrzne polecenie księgowania wystarczy?

Wkładem niefinansowym w postaci zasobów rzeczowych jest koszt korzystania na rynku z takich zasobów.

• W tym samym czasie ubiegamy się o dofinansowanie tego samego planowanego projektu, który zamierzamy złożyć do konkursu FIO, w dwóch innych instytucjach. „W ramach kosztów niekwalifikowanych FIO wymienia się wydatki już finansowane z innych Ľródeł niż określone przez Wnioskodawcę". Czy oznacza to, że jeśli jednocześnie uzyskamy dotacje z któregoś z innych Ľródeł, nie będzie możliwości częściowego finansowania w ramach FIO tych samych pozycji kosztorysu, które będzie częściowo pokrywała inna dotacja?

Dotacja uzyskana w ramach FIO nie może być przeznaczona na dofinansowanie działań związanych z realizacją projektu w ramach innego konkursu dotacyjnego.

5. Projekty i wnioski

• Zgodnie z wytycznymi wydatki związane z działaniami promocyjnymi projektu mogą stanowić do wysokości 5% dotacji, nie więcej jednak niż 5.000,00 zł, chyba że projekt realizuje działanie FIO o charakterze promocyjnym. Jak należy rozumieć działanie FIO o charakterze promocyjnym? Jeżeli staramy się o dotację na zadanie o charakterze promocyjnym to czy możemy przekroczyć kwotę 5 000 na promocję i czy nie obowiązuje również limit 5 %?

Charakter realizowanego zadania determinuje ponoszone wydatki. Ich zasadność oraz wysokość podlega ocenie ekspertów.

• Czy projekt może być realizowany poza granicami Polski w przypadku, gdy jego główne zadania będą realizowane w Polsce, ale np. planowany jest wyjazd jednodniowy poza granice kraju, a z tym wiąże się ponoszeniem kosztów ?

Zgodnie z dokumentem Zasady przyznawania i rozliczania dotacji w ramach Funduszu Inicjatyw Obywatelskich w roku 2008 całość zadania musi być realizowana w Polsce.

• Jak należy wypełnić pole na stronie tytułowej wniosku: Działanie?

Należy wpisać cyfrę odpowiadającą wybranemu przez Wnioskodawcę działaniu, np. 4.2, 1.2.

• Czy wniosek w wersji elektronicznej można składać na płycie CD czy wyłącznie na dyskietce?

Wniosek w wersji elektronicznej można składać na dyskietce, bądĽ na płycie CD lub DVD.

• We wniosku o przyznanie dotacji jest pozycja TYTUŁ ZADANIA, czy chodzi o własną nazwę zadania, czy Państwa?

Nazwa zadania to tytuł przedsięwzięcia ustalony przez Wnioskodawcę.

• Mam pytanie, czy możliwe jest złożenie wniosku o dotację na projekt, którego czas realizacji trwa 1,5 miesiąca?

Nie ma ograniczeń dotyczących trwania realizacji zadania, poza terminami rozpoczęcia i zakończenia określonymi w ogłoszeniu i w dokumencie Zasady przyznawania i rozliczania dotacji w ramach Funduszu Inicjatyw Obywatelskich w roku 2008. Najwcześniejszy termin rozpoczęcia realizacji zadania to 1 lipca 2008 roku. Termin zakończenia realizacji zadania w ramach FIO to 31 grudnia 2008 roku. Tym samym można złożyć wniosek na realizacje zadania na okres 1,5 miesiąca.

• Czy jeśli do współpracy przewiduje się prywatną szkołę wyższą, która udostępni pomieszczenia dla przeprowadzenia konferencji przez wnioskodawcę, te pomieszczenia należy dokładnie opisywać w składanym wniosku?

Partnerem w realizacji zadania w ramach FIO może być organizacja pozarządowa lub kościelna osoba prawna i kościelna jednostka organizacyjna, sektor biznesu lub organ administracji publicznej. Sprawozdania z realizacji zadania składane jest przez wnioskodawcę i to on, a nie partner wnioskodawcy, podlega kontroli ze strony Departamentu Pożytku Publicznego. Wszelki wkład ze strony partnera organizacji w realizacje zadania należy uwzględnić w umowie partnerskiej  lub w oświadczeniu partnera.

6. Załączniki

• Jeśli do zaciągania zobowiązań majątkowych upoważniony jest zarząd, a do składania oświadczeń woli co najmniej 2 osoby z zarządu, kto musi zaparafować informację zgodności z oryginałem (te dwie osoby czy cały zarząd)?

Informacja ta powinna być parafowana przez zarząd, czyli osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań majątkowych.

• Jakie załączniki ma dołączyć do wniosku kościelna osoba prawna?

Stosownie do „Zasad...." kościelna osoba prawna jest zobowiązana do dołączenia do wniosku następujących załączników:

- oświadczenie o tożsamości wersji elektronicznej wniosku z wersją papierową,

- dokumenty potwierdzające status prawny oferenta i umocowanie osób go reprezentujących,

- sprawozdanie z działalności za rok 2007 (merytoryczne),

- stosowne oświadczenie zawierające podstawę prawną zwalniającą z obowiązku sporządzania sprawozdania finansowego,

- statut wnioskodawcy (w przypadku braku inny dokument określający zasady i zakres funkcjonowania podmiotu),

- umowa partnerska lub oświadczenie partnera w przypadku realizacji zadania w partnerstwie.

• Czy CIT 8 może być traktowany jako zestawienie przychodów i kosztów?

Zestawienie przychodów i kosztów jest uproszczoną wersją bilansu odnoszącą się wyłącznie do wskazania jakie koszty oraz jakie przychody generował wnioskodawca w ostatnim roku obrotowym, przy czym, nie wystarczy ograniczyć się wyłącznie do podania globalnej kwoty kosztów poniesionych w ostatnim roku obrotowym oraz do globalnej kwoty przychodów osiągniętych w tym roku.

• Jakiego typu sprawozdanie merytoryczne jest potrzebne?

Sprawozdanie merytoryczne jest to sprawozdanie z działalności Wnioskodawcy w danym roku i zawiera m.in. informacje o wszystkich działaniach jakie Wnioskodawca podejmował w ramach działalności statutowej i działalności gospodarczej (jeżeli taką prowadzi).

• Czy aplikując o dotacje wysokości poniżej 150 tys. zł można załączyć bilans wraz z niezbędnymi załącznikami (rachunek wyników i informacja dodatkowa), które są wymaganymi dokumentami zarówno według statutu wnioskodawcy jak i jego rozliczeń z urzędem skarbowego, czy też musi to być zestawienie przychodów i kosztów?

W przypadku składania wniosku na dotacje w ramach projektu o wnioskowanej dotacji poniżej 150 tys. zł można załączyć bilans wraz z niezbędnymi załącznikami lub też zestawienie przychodów i kosztów. Dołączenie bilansu nie będzie traktowane jako błąd natury formalnej.

• Czy podmiot składający wniosek na realizację projektu związanego z modernizacją budynku, zmianami lokalowymi, zobowiązany jest dostarczyć stosowne pozwolenia wydane przez właściwy organ budowlany?

W przypadku oceny merytorycznej dokonywanej przez niezależnych ekspertów brana jest pod uwagę stosowność wydatków poniesionych w związku z realizacją zadania. Ze środków Funduszu pokrywane będą jedynie niezbędne koszty związane bezpośrednio z realizacją zadania. Koszty adaptacji pomieszczeń dla celów realizacji zadania, zgodnie z informacjami zawartymi w dokumencie Zasady przyznawania i rozliczania dotacji w ramach Funduszu Inicjatyw Obywatelskich w roku 2008 pokrywane będą do wysokości 5% wartości dotacji, nie więcej jednak niż 5.000,00 zł. Wszelkie załączone dokumenty związane z pozwoleniami są brane pod uwagę przez ekspertów.

• Czy wymagane załączniki tj. dokumenty finansowe oraz statut i umowa partnerska mają być potwierdzone notarialnie?

Załączniki muszą być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione do złożenia takiego podpisu. Nie wymaga się potwierdzenia notarialnego.

• Czy wyciąg z Krajowego Rejestru Sądowego ze stycznia 2006 r. będzie uznany za aktualny do projektu FIO?

Jednym z wymaganych załączników jest aktualny wyciąg z Krajowego Rejestru Sądowego. Aktualny oznacza, że wszystkie dane są zgodne ze stanem faktycznym na dzień składania wniosku.

• Czy można do wniosku dołączyć jakieś dodatkowe załączniki, które mogą mieć wpływ na decyzję Komisji oceniającej wnioski?

Nie ma przeszkód aby wnioskodawca załączył do wniosku inne dokumenty niż te, które wynikają z ogłoszenia otwartego konkursu ofert a także z wzoru wniosku oraz dokumentu Zasady przyznawania i rozliczania dotacji w ramach Funduszu Inicjatyw Obywatelskich w roku 2008. Jednakże, nie mają one wpływu na decyzję ekspertów dotyczącą przyznania dotacji.

• Czy partner w realizacji projektu musi jako załącznik do wniosku przedstawić sprawozdanie finansowe i swoje statuty?

Sprawozdania finansowe oraz statut załączany jest przez Wnioskodawcę, nie przez jego partnerów.

• Czy załącznik: „aktualny odpis z rejestru lub odpowiednio wyciąg z ewidencji lub inne dokumenty potwierdzające statut prawny oferenta i umocowanie osób go reprezentujących" musi być dokumentem oryginalnym, czy może być kopią potwierdzoną za zgodność przez osoby upoważnione?

Wszystkie dokumenty załączone do wniosku powinny być podpisane przez upoważnione osoby oraz potwierdzone za zgodność z oryginałem. Nie muszą być oryginalnym dokumentem.

• Jeśli w organizacji nastąpiła zmiana w składzie zarządu oraz w zapisach statutowych, to powinniśmy załączyć nowy statut, a jako osoby upoważnione do podpisania umowy wpisać nowych członków zarządu?

Powyższe zmiany nie zostały jeszcze uwidocznione w KRS - wniosek o wpisanie zmian został dopiero złożony. W takim przypadku należy załączyć nowy statut wraz z wypisem z KRS oraz złożony wniosek, dotyczący zmian w zapisach statutu.

• Czy można na koordynację zadania, obsługę projektu podpisać umowę zlecenie z Prezesem lub członkiem danego stowarzyszenia?

Istnieje możliwość podpisania umowy zlecenia (o dzieło lub umowy o pracę) z prezesem lub członkiem stowarzyszenia, przy czym należy pamiętać, że w takim przypadku będziemy mieli do czynienia z dwoma odrębnymi zespołami praw i obowiązków - członka stowarzyszenia (prezesa) oraz pracownika. Zatem, w umowie musi być wskazana wysokość pobieranego wynagrodzenia określona w sposób adekwatny (proporcjonalny) do wykonywanych zadań i zakres obowiązków, biorąc pod uwagę zakres zadań wykonywanych w ramach obowiązków wynikających z bycia członkiem (prezesem) stowarzyszenia.

• Czy zaangażowany w realizację zadania trener, pobierający opłatę za prowadzenie zajęć może to robić w formie umowy zlecenia?

Ze środków FIO pokrywane będą jedynie koszty związane bezpośrednio z realizacją zadania, w tym także, koszty związane z pracą osób merytorycznie związanych z realizacją projektu. Forma umowy zlecenia jest dopuszczalna formą zatrudnienia dla osób zaangażowanych w projekt. Warto zaznaczyć, że koszty nie mogą odbiegać od średnich stawek rynkowych przewidzianych za daną pracę. Koszty te są kwalifikowane w części odpowiadającej zaangażowaniu danej osoby w realizację projektu.

• Czy zatrudnienie osób na umowy inne niż umowy o prace, umowy zlecenia dla studentów, uczniów lub osób specjalnie zatrudnionych na potrzebę realizacji projektu zatrudnionych poza jednostką, wynikające z okresowości działań mogą być partycypowano w kosztach, skoro charakter działań jest okresowy?

Pokrywany będzie każdy koszt uzasadniony realizacją projektu, zgodny ze stawkami rynkowymi i służący bezpośredniej realizacji zadania z FIO. Proponowaną formą umowy z osobą bezpośrednio zaangażowaną w realizację zadania jest umowa o dzieło lub umowa zlecenia.